Ihr habt gemeinsam jahrelang gelacht, gelernt, seid an der ein oder anderen Klassenarbeit verzweifelt… Und jetzt ist das Abi geschafft! Das alles will nun natürlich gebührend gefeiert werden! Die Abi Party soll ein krönender Abschluss eurer gemeinsamen Schulzeit sein und eine Möglichkeit bieten, den ganzen Stress und Frust der Abi Vorbereitungen so richtig rauszulassen.
Aber so eine Abi Party zu planen kann ganz schön viel Arbeit sein. Viele Entscheidungen müssen getroffen werden, zusätzlich gibt es die verschiedensten Meinungen und Geschmäcker, die man alle unter einen Hut bringen muss … Damit die Planung eurer Abi Party nicht im Chaos endet, haben wir für euch die wichtigsten Tipps rund um euren ultimativen Partyabend gesammelt.
Die richtige Organisation eurer Abi Party
Wie bei fast jeder Planung ist auch hier die Zeit ein wichtiger Faktor.
Versucht euch schon so früh wie möglich Gedanken zu eurer Abi Party zu machen. Erstellt einen Plan und verteilt die Aufgaben untereinander, damit nicht eine oder wenige Personen die ganze Arbeit haben.
Im besten Fall habt ihr unseren Artikel über die unterschiedlichen Abi Komitees schon gelesen und bereits ein Komitee gegründet, das sich mit der Planung und Organisation eurer Abi Party beschäftigt.
Auch wenn es uncool und so gar nicht nach Party klingt – bei der Planung einer Abi Party muss auch viel Rechtliches bedacht werden. Wer ist der offizielle Veranstalter eurer Party? Das ist sehr wichtig, wenn es um die Verantwortung für Sachbeschädigungen oder Verletzungen geht. Wer ist zuständig für die Verträge über die Location, Essen & Getränke und Mitarbeiter? Über diese Themen solltet ihr früh genug sprechen und euch gegebenenfalls Hilfe von Eltern oder Bekannten suchen.
Um Ordnung in die Verhandlungen und Bestellungen zu bringen, ist es sinnvoll, dass ihr einen E-Mail-Account anlegt, über den alles, was mit eurer Abi Party zu tun hat, geregelt wird. So wisst ihr direkt, wo ihr im Fall der Fälle nachsehen könnt. Besonders wichtige Dokumente und Rechnungen solltet ihr zusätzlich ausdrucken.
Besprecht euch auch mit Schülern aus früheren Abschlussjahrgängen, die haben die ganze Planung schon hinter sich und können euch wertvolle Tipps geben und euch aus eigener Erfahrung sagen, welche Ideen ihr vielleicht lieber verwerfen solltet.
Wenn ihr genug Budget zur Verfügung habt, könnt ihr natürlich auch einen Partyplaner zur Hilfe ziehen. Aber auch hier ist die rechtzeitige Planung super wichtig, denn ihr seid nicht die einzigen, die eine Abi Party feiern wollen und gute Partyplaner sind oft schon Monate im Voraus ausgebucht.
Money, Money, Money – Finanzierung und Werbung für eure Abi Party
Im Vorhinein solltet ihr euch darüber klar werden, ob die Finanzierung eurer Abi Party nur die Kosten decken soll, oder ob ihr einen Überschuss braucht, um etwa euren Abiball oder eure Abi-Reise zu finanzieren.
Generell bezahlt sich so eine Abi Party nicht von selbst und die Kosten steigen schneller, als es einem lieb ist. Werbung & Finanzierung gehen bei eurer Abi Party Hand in Hand, denn je ansprechender eure Werbung ist, desto mehr Gäste und auch mehr Sponsoren könnt ihr für euch gewinnen.
Sucht euch auf jeden Fall so viele Sponsoren wie möglich!
Sie sind für die Planung eurer Abi Party bares Geld wert. Eine gute Idee sind Sponsoren, die sich an euren Druckkosten beteiligen. Im Gegenzug muss meistens nur das Logo der Firmen auf euren Flyern und Postern auftauchen. Das ist schnell umgesetzt und spart eine Menge Geld, wenn man bedenkt, wie viel man in den Vorbereitungen ausdrucken muss.
Solltet ihr in einem Club feiern, könnt ihr mit dem Besitzer auch einen Deal aushandeln, der euch die Finanzierung erleichtert. Hier kommt es auf euer Verhandlungsgeschick an. Denkbar sind beispielsweise eine prozentuale Beteiligung am Gewinn, das euch die Gewinne aus dem Kartenverkauf gehören oder euch wird erlaubt, eine eigene Cocktailbar im Club einzurichten, deren Gewinn dann komplett an euch geht.
Auch bei der Werbung kann euch ein Club als Veranstaltungsort helfen. Ihr könntet beispielsweise deren Social-Media Accounts nutzen, um gleich eine große Reichweite und die richtige Zielgruppe für die Werbung eurer Abi Party zu haben. Auf die möglichen Locations für eure Abi Party und deren Vor- und Nachteile werden wir später noch eingehen.
Generell ist es schlau, Werbung über Social-Media zu schalten. Dafür könntet ihr zum Beispiel über den Instagram- oder Facebook-Account eurer Schule Freikarten für eure Party verlosen, mit der Bedingung, dass die Posts über eure Abi Party geteilt werden.
Wir dürfen vorstellen: SCHUSHI
Ihr benötigt Geld?
Dann wollen wir euch SCHUSHI nicht vorenthalten. Das Konzept ist ganz einfach: Wir entwerfen ein Motiv im College Style für eure Schule – natürlich so lange, bis es euch gefällt. Dann erhaltet Ihr ein Starterkit und ab geht’s in die Werbewoche. Pro verkauften Artikel erhaltet ihr eine Provision von 2 Euro. Bei 500 verkauften Produkten sind das bereits rund 1000 Euro für euch.
Abi Party in Zeiten von Corona
Corona beeinflusst unseren Alltag leider immer noch sehr stark.
Da sich die Lage und damit auch die Regeln schnell und regelmäßig ändern, ist es wichtig, auch einen Plan B für die Abi Party zu haben, sollte sie wegen Corona nicht in einer „normalen“ Form stattfinden können.
Virtuelle Abi Party
Eine Möglichkeit wäre, eine virtuelle Abi Party via Zoom. Dafür werden vorab für jeden Teilnehmer Partypakete vorbereitet, die alles enthalten, was man für die Partystimmung zuhause braucht: Deko, Getränke, Glowsticks und Snacks. Außerdem sollte euer Zoom-Call einen Moderator haben, bei so vielen Teilnehmern wird es sonst schnell chaotisch. Alternativ könntet ihr auch kleinere Gruppen planen, etwa nach Klassen oder nach Kursen.
Autokino
Die etwas andere Social-Distancing Version für eure Abi Party. Und ja, auch im Auto kann man schick angezogen feiern! Besprecht euch mit den Autokinos in eurer Umgebung, sie kommen euch bestimmt entgegen und haben vielleicht sogar schon Erfahrung mit der Veranstaltung von Auto-Partys.
Abi Party im Club vs. in Eigenregie
Vorhin konntet ihr bereits einiges über die Vorteile lesen, die es hat, wenn ihr eure Abi Party in einem Club veranstaltet.
Dadurch habt ihr weniger Verantwortung, weniger Planungsaufwand – ihr müsst euch keine Gedanken über Auf- und Abbau, Garderobe und die Bar machen (außer ihr habt euch mit dem Clubbesitzer etwas anderes ausgemacht) und habt auch ein geringeres finanzielles Risiko. Dafür habt ihr aber auch weniger Raum für Gestaltung und ihr müsst euch auf eine langfristige Planung einstellen, denn so eine Abi Party muss teilweise schon 5 oder 6 Monate im Voraus geregelt werden.
Natürlich könnt ihr eure Abi Party auch in Eigenregie planen.
Dann könnt ihr beispielsweise in einer Veranstaltungshalle, in der Schule oder in einer ganz anderen Location feiern. Aber denkt dran, dass ihr dann auch wirklich ALLES selbst organisieren müsst! Solltet ihr euch für eine Party in Eigenregie entscheiden, ist es besonders wichtig, dass ihr jemanden habt, der euch in rechtlichen Dingen unterstützt, weil in diesem Fall nicht nur die Haftung, sondern auch Security, Versicherung, Schankerlaubnis und die GEMA für die Musik in eurer Verantwortung liegen.
Eintrittskarten
Hier müsst ihr euch überlegen, welchen Eintrittspreis ihr für eure Abi Party verlangt. Wenn ihr die Party in einem Club veranstaltet, müsst ihr euch natürlich mit dem Clubbesitzer absprechen, auch was die Teilung des Gewinns angeht. Außerdem müsst ihr entscheiden, wie die Karten verkauft werden sollen, ob es beispielsweise nur einen Vorverkauf gibt oder ob, und wenn ja wie viele, Karten für die Abendkasse zurückgelegt werden.
Garderobe
Bei einer Abi Party in Eigenregie muss auch eine Garderobe organisiert werden. Dafür braucht ihr auch wieder Personal, dieses sollte in Schichten eingeteilt werden. Einerseits, weil die Organisation so einer Garderobe viel Arbeit ist und andererseits, weil die Personen, gerade wenn es Schüler aus eurem Jahrgang sind, auch etwas von der Party haben sollen.
Musik
Besonders wenn ihr einen ganz bestimmten DJ wollt, solltet ihr euch rechtzeitig um dessen Buchung kümmern, denn wie in diesem Artikel schon oft erwähnt sind gerade externe Dienstleister oft schon ewig im Voraus ausgebucht. Wenn ihr in der Auswahl noch offen seid, dann fragt auch bei mehreren DJs an, damit ihr einen findet, dessen Angebot am besten zu eurem Budget passt.
Essen und Getränke
Je nachdem, wo ihr eure Abi Party veranstaltet, müsst ihr euch auch um Essen und Getränke kümmern. Sprecht dafür am besten mit Caterern und Getränkemärkten aus eurer Umgebung, vielleicht springt für euch im Gegenzug für Werbung ein gutes Angebot raus.
Das Partymotto
Wenn ihr wollt, könnt ihr für eure Abi Party auch ein Motto aussuchen. Das könnte zum Beispiel euer Abi Motto sein, oder etwas anderes wie 70er-Jahre-Party, Bad Taste Party oder auch eine Kostümparty, bei dem das Kostüm mit dem gleichen Buchstaben wie der Vorname beginnen muss.
Checkliste – Wie findet ihr das richtige Abi Motto?
Zusammenfassend haben wir euch nun eine Checkliste vorbereitet, sodass bei der Planung und Organisation eurer Abi Party nichts mehr schiefgehen kann.
E-Mail-Account für alles Organisatorische einrichten
Rechtzeitig Flyer und Werbematerial gestalten, damit man schon früh viele Sponsoren findet
Location aussuchen und buchen / reservieren
Externe Dienstleister anfragen und auswählen
Plan B für Corona-Schließungen überlegen
Mit diesem Artikel seid ihr nun optimal auf die Planung euer Abi Party vorbereitet, damit eure Party einen würdigen Abschluss für eure gemeinsame Schulzeit darstellt. Und wer weiß, vielleicht merkt einer von euch während der ganzen Planung, dass er selbst Partyplaner werden will!
